ABOUT SOTHEBY'S
Established in 1744, Sotheby’s is the world’s premier destination for art and luxury. Synonymous with innovation, Sotheby’s promotes access, connoisseurship and preservation of fine art and rare objects through auctions, private sales and retail locations. Our trusted global marketplace is supported by a network of specialists spanning 40 countries and 50 categories, which include Contemporary Art, Modern and Impressionist Art, Old Masters, Chinese Works of Art, Jewelry, Watches, Wine and Spirits, and Interiors, among many others.
Titre: Technicien - Registrar
Département: Services des œuvres, Opérations du bureau de Paris
Responsable hiérarchique : Property Manager
Définition globale de la fonction
Le Technicien – Registrar est au cœur de la logistique et des opérations liées au mouvement des œuvres depuis leur dépôt au sein des locaux de Sotheby’s jusqu’à leur remise à leur propriétaire, entre les sites de stockages et les relations avec les prestataires extérieurs. Il entre les informations dans la base de données. Il vérifie la conformité des œuvres et des documents/démarches administratives associés.
Il est un élément central de l’organisation inter départements et en lien permanent notamment avec le Service Expérience Client et les départements d’expertise. Il assure une communication fluide entre les services et un excellent service client.
MISSIONS PRINCIPALES :
- Accompagner les clients externes, transporteurs, clients internes dans les démarches administratives liées au dépôt et au retrait des lots.
Prise en charge des demandes en liaison avec les autres membres du service des Œuvres, le Service Transport et Service Après-vente, les départements d’expertise.
Gestion des pré-alertes et rendez-vous pour anticiper les mouvements d’œuvres.
Gestion en autonomie des dépôts des œuvres :
- Prise en charge des œuvres dès leur arrivée.
- Déballage des œuvres et vérification des documents, de la conformité de l’état et du nombre de pièces. Transmission et numérisation des documents de livraison aux départements.
- Mise en inventaire et étiquetage codes barre des lots.
- Vérification approfondie de l’état avec report Photos pour chaque lot.
- Renseignement des dimensions/poids/et autres afin d’assurer la communication de données correctes au Service Transport et au Service Après-vente.
- Vérification de l’ensemble des éléments composant le lot.
- Rangement dans les zones définies avant Registrar/ prise photographique / Stockage.
- Mobilité pour les missions extérieures (inventaires et collections, constats et préparations d´enlèvements, handcarry)
Gestion en autonomie du retrait des objets :
- Impression des Bons de Retrait (BDR) acheteurs et vendeurs
- Prise et classement de la pièce d’identité des clients
- Demander la lettre de voiture (transporteurs), vérification de la signature des documents
- Saisie informatique des sorties des lots
- Classement administratif des documents.
Aux taches ci-dessus s’ajoutent la vérification de la localisation et du statut des œuvres, en lien avec les équipes du Service Transport et Service Après-vente pour éventuelle validation dans le cas de retraits non planifiés.
- Responsable de la bonne tenue des zones de travail
- Avec l’aide de l’équipe du Service des Œuvres et du Responsable du Service, veiller à ce que la présentation des lieux soit toujours au standing attendu par Sotheby’s
- Gestion des réserves et du flux des œuvres dans les locaux de Sotheby’s Paris :
- Réception et pointage des lots et des documents nécessaires avec orientation des transporteurs vers les zones de déballage et emballage des œuvres.
- Rangement des lots et localisation dans les réserves.
- Mise à disposition des lots pour studio photo, départements, clients, ventes privées, etc..
- Suivi permanent de la traçabilité des lots/caisses/certificats.
- Conditionnements complémentaires pour assurer la bonne conservation des lots.
- Préconisations de manipulation et de transport.
- Préparation des lots et des documents pour relâche.
- Emballages professionnels des lots sur demande (Handcarries, Bijoux etc..).
- Organisation des réserves et optimisation des mouvements d’œuvres pour limiter les touching points.
- Préparation et suivi des œuvres avant/après exposition :
- Préparation et étiquetage des lots avant exposition.
- Réception des lots provenant des autres sites de stockage.
- Mise à disposition des lots pour les montages.
- Rangement des lots après-vente et dispatch entre les différents sites de stockage
- Gestion des stocks anciens et récents / suivi de l’activité :
- Participation à l’Inventaire bi-annuel des réserves.
- Gestion des œuvres stockées chez notre prestataire Vulcan.
- Mise à jour des statistiques.
- Autres taches ponctuelles :
- Participation aux ventes du soir pour la remise des lots aux clients.
- Back up lors des montages d’exposition ou ventes.
- Gestion de l’archivage des différents départements au sein des Opérations.
- Missions externes.
COMPETENCES ET QUALIFICATIONS :
- Aisance dans la manipulation des œuvres de façon compétente et soigneuse.
- Maîtrise de la réalisation de constat d’état
- Excellente organisation personnelle et sens de la priorisation des urgences : aptitude à anticiper, réactivité
- Esprit orienté vers la résolution de problèmes
- Excellent relationnel client, et aisance à l’oral comme à l’écrit.
- Excellente aptitude à la communication et au travail en équipe avec une attitude volontaire.
- Polyvalence dans les taches
- Un sens aigu de la sécurité
- Bonne maitrise de la langue anglaise. Une langue supplémentaire est un plus.
- Aisance avec les outils informatiques, maîtrise du Pack Office
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