Oficial de Administración y Compras

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATAR A

OFICIAL DE ADMINISTRACION Y COMPRAS

DATOS GENERALES

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROGRAMA: 

VENGOAL está implementando un programa multianual para apoyar y fortalecer la capacidad de las ONG locales en la región Andina Norte para brindar servicios de salud maternal, neonatal e infantil (MNCH) de calidad y mejorar los conocimientos, las prácticas y los resultados de la salud materna, neonatal e infantil de calidad en comunidades indígenas, mineras y/o afectadas por la minería. Este puesto está abierto solo a residentes / ciudadanos venezolanos y tendrá su sede en Caracas, Venezuela. 

OBJETIVO DE LA POSICIÓN:

• El asistente será responsable de asistir dirigir todos los procesos administrativos, de compras y seguridad de VENGOAL en Venezuela, en coordinación con el Oficial de Cadena de Suministro y Seguridad.

RESPONSABILIDADES/FUNCIONES PRINCIPALES:

• Apoyar a la administración en el proceso de identificación de proveedores, cotizaciones, análisis y compras de los diferentes proyectos de VENGOAL.
• Apoyar a la administración en el control de plan de compras de los diferentes proyectos de VENGOAL.
• Apoyar en la actualización del catálogo de proveedores de VENGOAL

• Apoyar a la administración en la emisión de los PRFE para pagos de servicios mensuales recurrentes.(Electricidad, condominio, Internet)

• Mantener actualizado los contactos de Proveedores de VENGOAL.
• Apoyar a la administración en el envío de correspondencia general de VENGOAL, correos electrónicos, DHL, etc.
• Identificar necesidades de oficina y realizar los pedidos, cuando sea necesario; como ser compras de papelería, material de limpieza, etc.  Actualizar cada dos meses las cotizaciones para la compra de estos materiales.
• Recibir y revisar cuidadosamente la mercadería que ha sido comprada por VENGOAL, realizar las devoluciones al proveedor en caso de mercancía defectuosa, así como la reposición de la misma.

• Llevar actualizado semanalmente el status de control de compras OTS.

• Apoyar a la administración en la revisión de documentación de solicitud de pagos, verificar que todo está completo: Cotizaciones, facturas o recibos, formato de recibo de mercadería, sello de pagado, orden de compra si lo amerita.
• Apoyar a la administración en el manejo de inventarios de bienes/activos comprados por VENGOAL cuando sea requerido.
• Coordinar con los motoristas, envíos de encomiendas, traslados de personal,  y otros.
• Apoyo en la gestión de pagos y permisos legales de VENGOAL y de cualquier otro ente estatal que así lo requiera la organización.
• Apoyo en cotizaciones y manejo de póliza de seguro médico y de vida.
• Apoyar los procesos de ATSC de los proveedores.  

• Realizar órdenes de compra, orden de servicios, contratos de servicios profesionales, contratos de consultorías local y contratos de mano de obra, según formatos establecidos por VENGOAL.
• Hacer procesos de solicitudes y liquidación de flotantes de viáticos entre otros.
• Apoyo en la planificación de eventos especiales de VENGOAL como ser, inauguraciones de proyectos, eventos de planificación, otros.
• Apoyar en las actividades del equipo de trabajo de VENGOAL en lo que sea requerido.
• Cualquier otra asignación encomendada por su supervisor directo o por la Dirección de Sistemas.

PERFIL MÍNIMO REQUERIDO

• Nacional Venezolano

Estudios Profesionales:

• Licenciatura o TSU en administración de empresas, relaciones internacionales, comercio exterior o campo relacionado.

 Experiencia Profesional:

• Al menos 2 años de experiencia de campo a nivel de asistencia de Puestos de Gestión o Administrativos y procedimientos de adquisición.
• Al menos 2 años de experiencia de campo en la gestión de procesos de compras.
• Experiencia en gestión administrativa de compras en ONG internacional.
• Experiencia en la adquisición de productos y equipos médicos es deseable.
• Experiencia en el diseño y gestión de licitaciones, procesos de importación-exportación y adquisición es deseable

 Conocimientos

• Amplio conocimiento en gestión administrativa de compras.
• Conocimiento profundo de la legislación nacional relacionada con el sector.
• Capacidad comprobada para producir informes y análisis logísticos y de compras oportunos.
• Capacidad comprobada para diseñar y mantener procedimientos operativos estándar de Logística / Cadena de Suministro.
• Amplio conocimiento y comprensión de la situación política, social y económica de Venezuela.

COORDINACIÓN

El profesional coordinará con el Oficial de Cadena de Suministro.  

RECURSOS

• Para el desarrollo de las actividades VENGOAL proporcionará el equipo necesario de trabajo.
• El empleado tendrá un espacio físico a disposición para trabajar en la oficina de VENGOAL.

SALVAGUARDIA

Los niños, niñas y los adultos en situación de vulnerabilidad deben estar protegidos en la mayor medida posible de acciones deliberadas o inadvertidas y fallas que los ponen en riesgo de abuso, explotación sexual, lesiones y cualquier otro daño. Una de las formas en que VENGOAL muestra este compromiso continuo con la protección es incluir rigurosos antecedentes y verificaciones de referencia en el proceso de selección para todos los candidatos.

RESPONSABILIDAD DENTRO DE VENGOAL

Junto con nuestra política de protección, VENGOAL es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y tiene un conjunto de políticas de integridad. Se espera que cualquier candidato que ofrezca un trabajo con VENGOAL se adhiera a las siguientes áreas clave de responsabilidad:

• Cumplir con las políticas y procedimientos de VENGOAL con respecto a la protección, el Código de Conducta, la salud y la seguridad, la protección de datos y la confidencialidad, los principios de no dañar y los protocolos de comportamiento inaceptables.
• Informar cualquier inquietud sobre el bienestar de un niño o adulto en situación de vulnerabilidad, o cualquier irregularidad dentro de nuestra área de programación.
• Informar cualquier inquietud sobre el comportamiento inapropiado de un personal o socio de VENGOAL.

¿CÓMO APLICAR?

Los(as) interesados deben ingresar al siguiente enlace para subir su CV actualizado (debe incluir su correo electrónico y su número de teléfono actual) y la Carta de Expresión de interés a más tardar el 20 de junio del 2024.

Nota importante: por favor incluir en el CV su correo electrónico, su teléfono actualizado y la ciudad donde reside.

Enlace: https://boards.greenhouse.io/goalhonduras/jobs/6018255

Nota: Esta descripción del puesto solo sirve como guía para el puesto disponible. VENGOAL se reserva el derecho a modificar este documento. Se estiman las fechas de cierre publicadas. Debido a la naturaleza del trabajo de VENGOAL, nuestro objetivo es cubrir las vacantes lo más rápido posible. Esto significa que cerraremos los anuncios tan pronto como encontremos al candidato adecuado y esto puede ser antes de la fecha de cierre publicada. Por lo tanto, recomendamos a los solicitantes interesados que envíen una solicitud lo antes posible.