Titre du poste 6: Assistant de Bureau

Superviseur: Gestionnaire des Ressources Humaines

Lieu: Dakar

 

Profil

  • Être titulaire d’un Bac +2 en Gestion Administration des Entreprises, ou équivalent
  • Avoir au moins 3 ans d’expériences professionnelles dans le milieu des ONG
  • Maîtrise de Microsoft Office
  • Capacité de travailler avec un minimum de supervision,
  • Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale ;
  • Sens de l'organisation et aptitude à résoudre les problèmes ;
  • Maîtrise du français et une bonne compréhension de l’anglais.

 

Tâches et Responsabilités :

Coordonner avec tout le personnel de Winrock, y compris le personnel de Dakar et le personnel de terrain, les tâches de soutien administratif et logistique ;

  • Coordonner les dispositions de transport du bureau et la répartition quotidienne des chauffeurs/véhicules du bureau afin d'assurer l'utilisation appropriée des ressources de transport pour répondre le mieux possible aux besoins opérationnels du bureau ;
  • Accueillir les invités, répondre au téléphone et les guider dans leurs communications internes et externes ;
  • Gérez et suivez un système de correspondance avec structure de référence ;
  • Effectuer des tâches liées à la saisie de données et fournir de l'aide pour le classement, l'archivage et la disposition des documents au besoin ;
  • Responsable de la rédaction des procès-verbaux des réunions et de la collecte des rapports du bureau ;
  • Gérer le stock de fournitures de bureau ;
  • Fournit des fournitures en identifiant les besoins en matière de réception, de standard téléphonique, de salle de courrier et de cuisine ;
  • Préparer les lettres et les documents conformément aux exigences de gestion et gérer les fichiers électroniques communs sur le réseau ;
  • Maintenir et mettre à jour les bases de données de l'organisation ;
  • Tenir à jour un système de classement des documents importants et confidentiels de l'organisation ;
  • Répondre aux questions des employés et des partenaires ;
  • Mettre à jour les politiques du bureau selon les directives ;
  • Tenir à jour le calendrier de l'organisation et planifier les rendez-vous ;
  • Réservez des salles de réunion au besoin ;
  • Distribuer et conserver la correspondance (p. ex. lettres, courriels et colis).
  • Organiser les déplacements et l'hébergement des visiteurs selon les besoins ;
  • Programmer des événements internes et externes ;
  • Appuyer la préparation et l'organisation de réunions, d'ateliers et de programmes de formation
  • Gérer la petite caisse
  • Fournir un soutien pour le suivi des comptes créditeurs et débiteurs
  • Autres tâches assignées par le supérieur hiérarchique.

Tous les candidats intéressés doivent soumettre leur curriculum vitae, deux références et une lettre de présentation maximum d’une page.

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