Gestionnaire de bureau Montréal / Office Manager Montreal

À propos du rôle:

Nous recherchons un·e Gestionnaire de Bureau pour rejoindre notre bureau dynamique et en pleine croissance à Montréal, Canada. Tu seras le cœur de notre espace de travail, en t'assurant que tout fonctionne de manière fluide et efficace. Ton rôle couvrira un large éventail de responsabilités, comprenant entre autres les tâches administratives, l'organisation d'événements dans divers lieux, l'évaluation des besoins de maintenance et la supervision de l'entretien général du bureau, ainsi que la prise en charge de tâches supplémentaires qui se présenteront à toi. Ce poste est parfait pour quelqu'un qui est très organisé·e, attentif·ve aux détails et qui aime porter plusieurs chapeaux!

Responsabilités:

• Superviser le fonctionnement du bureau physique, conformément aux politiques et procédures établies
• Améliorer l'aspect général du bureau, les installations et l'expérience des employés en créant ou en mettant à jour les processus et procédures nécessaires, conformément aux valeurs de l'entreprise et à la législation locale
• Prendre l'initiative de trouver des moyens d'améliorer les processus actuels et d'introduire de nouvelles idées concernant la logistique, l'administration, ou le fonctionnement du bureau
• Jouer un rôle dans la promotion d'une culture de bureau positive, y compris organiser des activités virtuelles et en personne, des célébrations pour les jours fériés nationaux et les étapes importantes des employés, et assurer un environnement de travail sain et sécuritaire
• Rechercher, planifier et exécuter des événements pour notre équipe canadienne - dîner hebdomadaires, 5 à 7, fêtes de fin d'année et d'été, etc. Cela peut impliquer des déplacements
• Gérer l'inventaire des collations, boissons, articles promotionnels et fournitures de bureau
• Rechercher, intégrer et gérer les fournisseurs du bureau et le budget (plantes, articles promotionnels, fournitures, collations et boissons, etc), en liaison avec le département comptable pour la facturation et le traitement des paiements
• Déterminer comment et quand interagir avec le gestionnaire du bâtiment pour coordonner les tâches de maintenance et de réparation du bureau et assurer un environnement de travail propre et sécuritaire
• Fournir un soutien administratif à l'équipe des Ressources Humaines et à d'autres départements selon les besoins, aidant à mettre en place les opérations et à soutenir la croissance de l'entreprise
• Gérer l'accueil selon les besoins, accueillir les visiteurs, répondre aux demandes des employés et recevoir les livraisons
• Traduire divers documents et communications entre l'anglais et le français et s'assurer que nous respectons les normes de conformité établies par l'Office québécoise de la langue française (OQLF)

Exigences:

• 2 ans d'expérience ou plus en administration ou dans un rôle similaire
• Un diplôme de bachelier·ère est préférable
• Excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles
• Grande capacité à gérer les urgences avec un excellent suivi
• Proactif·ve, motivé·e et capable de travailler dans un environnement rapide
• Attitude positive et bon sens de l'humour
• Maîtrise de la suite Google et d'autres logiciels de gestion de bureau
• Capacité à voyager
• Capacité à soulever 10 kilogrammes
• Bilingue - français/anglais (vous ferez partie d'une équipe basée à San Francisco, mais vous collaborerez étroitement avec l'équipe RH à Montréal.)

About the Role:

We are looking for an Office Manager to join our vibrant, growing office in Montreal, Canada. You'll be the heartbeat of our workspace, ensuring everything runs smoothly and efficiently. Your role will encompass a broad range of responsibilities, including administrative tasks, organizing events in various locations, assessing maintenance needs, and overseeing general office upkeep, as well as tackling additional duties that come your way. This role is perfect for someone who is highly organized, detail-oriented, and enjoys wearing many hats!

What You'll Do:

• Oversee the operations of the physical office, in compliance with established policies and procedures
• Elevate the overall office appearance, facilities, and employee experience by creating or updating necessary processes and procedures in line with company values and local legislation
• Take initiative to find ways to improve the current processes and introduce new ideas concerning logistics, administration, or how the office operates
• Play a role in fostering a positive office culture, including organizing virtual and in-person activities, celebrations for national holidays and employee milestones, and ensuring a healthy and safe work environment
• Research, plan, and execute events for our Canadian team - weekly lunch, happy hours, holiday and summer parties, etc. This may involve travel
• Manage the inventory for office snacks, drinks, swag, and office supplies
• Research, onboard, and manage office vendors and budget (plants, swag, supplies, snacks & beverages, etc), liaising with the accounting department on invoicing and processing payments
• Determine how and when to interface with the property manager to coordinate office maintenance and repair tasks and ensure a clean and safe working environment
• Provide administrative support to People Ops and other departments as required, helping streamline operations and support company growth
• Manage front desk as required, greeting visitors, dealing with employee inquiries, and receiving deliveries
• Translate a variety of documents and communications between English and French and ensure we meet the compliance standards set by the Office québécoise de la langue française (OQLF)

What We Look For:

• 2+ years experience in administration or a similar role
• Bachelor's degree preferred
• Excellent communication and interpersonal skills
• Strong sense of urgency and excellent follow-through skills
• Proactive, driven, and ability to work in a fast-paced environment
• Positive attitude and sense of humor
• Proficiency in Google Suite and other office management software
• Ability to travel
• Ability to lift 10 Kilograms
• Bilingual - French/English 

What We Offer You: 

• Competitive salary and stock option plan
• 100% paid coverage of medical, dental and vision insurance 
• Unlimited vacation 
• Opportunities for professional growth and development  
• Paid parental leave
• Health & wellness initiatives

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