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Assistante - Contrat à durée déterminée de 12 mois, potentiellement extensible à 18 mois

Paris, France

Why Join Us?
 
Be a hero for our rare disease patients
 
At Ultragenyx, we fundamentally believe that taking real impactful action to care for the needs of patients and our people is always the right thing to do. To achieve this goal, our vision is to lead the future of rare disease medicine. For us, this means going where other biopharma companies won’t go – challenging the status quo and creating a new model that advances our field so more patients and caregivers can benefit from life-changing treatments. We do this by following the science, applying a novel rapid development approach, making innovative medicines at fair and reasonable prices, and creating a collaborative ecosystem to reach patients in ways that are most meaningful for them. 
 
Our commitment and care for patients extends to our people, so culture is an essential cornerstone for Ultragenyx. We remain continuously focused on creating a supportive and inclusive environment of profound learning and growth – so employees can thrive in all areas of their lives, in and outside of work. Ultimately, we want to be an organization where we would be proud for our family, friends and children to work.
 
If you want to have a meaningful impact, do the best work of your career, and grow a lot, both professionally and personally, come join our team.

Résumé:

Vous apportez un haut niveau de support administratif au Directeur Général et aux équipes terrain France & Benelux, en lien avec les équipes Européenne et Globale.

Vous assurez le lien avec l’ensemble de l’organisation en faisant preuve à la fois de discrétion et de fortes compétences relationnelles et de communication.

Votre rôle est clef, en tant que premier point de contact pour les intervenants internes et externes, et très polyvalent, couvrant des missions d’office management, de support à la force de vente, de LEA et Transparence des liens.

Vous agissez dans le respect des règles de déontologie et de compliance, et remontez tout évènement de Pharmacovigilance conformément aux règles internes.

 

Principales missions:

 Office management

  • Administration générale et gestion des bureaux (traitement du courrier, commande de fournitures, coordination des installations, téléphonie…)
  • Premier point de contact pour les clients internes et les prestataires externes
  • Organisation de l’accueil des nouveaux arrivants, incluant la commande des équipements de bureau et les tâches administratives pour préparer leur arrivée ; présentation des règles internes (voitures, téléphones, process administratifs)
  • Coordination avec l’équipe Finance: création de rapports, maintien du sharepoint, demandes d’engagement de dépenses, gestion des dépenses
  • Création et maintien des procédures administratives pérennes, des systèmes de classement, des rapports et une méthode de tenue des dossiers
  • Coordination avec l’équipe Facility Management en Europe
  • Coordination avec l’équipe Informatique en Europe (infrastructure informatique, point de contact pour le support informatique aux équipes locales)

Gestion des contrats et des commandes:

  • Mise en concurrence et gestion des fournisseurs, négociation des devis, gestion des engagements de dépenses et des bons de commande
  • Création de nouveaux fournisseurs dans les systèmes
  • Liaison avec le service juridique pour la mise en place des contrats et le cahier des charges
  • Gestion des commandes fournisseurs et suivi avec les tiers
  • Gestion des factures et suivi avec la comptabilité

 

Support à l’équipe de ventes

  • Support administratif à l’équipe de ventes sur toute question
  • Organisation pratique des évènements internes (aspects logistiques, réservation d’hôtels et de transport, organisation des repas…)
  • Veiller à ce que tout évènement terrain (RP, staff, réunion) soit mise en œuvre dans le respect de la Loi Anti-Cadeaux ; mettre en place un fichier de suivi des évènements par zone géographique. 
  • Gestion et suivi des dotations de matériel promotionnel en étroite collaboration avec le Responsable de réseau.
  • Soutien à l’agence de communication en charge de la logistique des congrès et des symposiums

LEA et Transparence des liens

En collaboration avec le prestataire externe:

  • Support administratif pour veiller à l’application des règles LEA lors de l’organisation des symposiums et des congrès:
    • Suivi avec l'agence en charge des déclarations que tous les évènements soient pris en charge et déclarés. Veiller à ce que tout évènement ou activité fasse l’objet d’un contrat et d’une déclaration
    • Contrôler les éléments d’hospitalité (feuille d’émargement, lettre d’invitation, programme, liste des clients invités)
    • Gérer les contrats d’orateurs avec l'agence en charge de la redaction des contrats et des déclarations
    • Et autres rapports
  • Préparation du fichier pour la transparence des liens, en relation avec l’équipe Compliance globale.

Compétences:

  • Capacité à délivrer dans des délais courts et à gérer les priorités, à l’aise dans un environnement changeant
  • Fortes capacités d’organisation et de planification dans un environnement dynamique
  • Sens du service ; Capacité d’écoute et compréhension des points de vue des autres, de leurs besoins et attentes
  • Grande attention aux détails
  • Excellentes capacités relationnelles et de communication, esprit d’équipe
  • Sens de la confidentialité; tact, diplomatie et discrétion
  • Bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint,...)
  • Anglais courant (contacts écrits et oraux réguliers avec les équipes européennes et globales)

 
Profil:

- BTS / DUT Assistanat

- Expérience de 5 à 8 ans dans l’industrie pharmaceutique

- Connaissance de la réglementation pharmaceutique (DAC….)

#LI-CK1  #LI-Onsite

 
Full Time employees across the globe enjoy a range of benefits, including, but not limited to:
 
·         Generous vacation time and public holidays observed by the company
·         Volunteer days
·         Long term incentive and Employee stock purchase plans or equivalent offerings
·         Employee wellbeing benefits
·         Fitness reimbursement
·         Tuition sponsoring
·         Professional development plans
 
* Benefits vary by region and country

Ultragenyx Pharmaceutical is an equal opportunity employer and prohibits unlawful discrimination based on race, color, religion, gender, sexual orientation, gender identity/expression, national origin/ancestry, age, disability, marital and veteran status, and any other status or classification protected by applicable federal, state, and/or local laws. Reasonable accommodation will be provided for all protected statuses or classifications protected by applicable law, including individuals with disabilities, disabled veterans, for pregnancy, childbirth, and related medical conditions, and based on sincerely held religious beliefs. Applicants can request an accommodation prior to accepting a job offer. If you require reasonable accommodation in completing this application, or in any part of the recruitment process, you may contact Talent Acquisition by emailing us at talentacquisition@ultragenyx.com.

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Note to External Recruiters: All candidate activity and open positions are managed strictly through our Human Resources Department. Our Human Resources Department kindly requests that recruiters not contact employees/hiring managers directly in an attempt to solicit business and present candidates. Please note that failure to comply with this request will be a factor in determining a professional relationship with our organization. Submission of unsolicited resumes prior to an agreement set in place between the Human Resources Department and the recruiting agency will not create any implied obligation.  Inquiries on developing a recruiting relationship with us, may be directed to: talentacquisition@ultragenyx.com.

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