Nous sommes à la recherche d'une Adjointe exécutive pour offrir un soutien dédié à notre CEO et à notre CFO. Ton mandat consistera à fournir une assistance administrative de premier ordre à ces deux cadres, en veillant à une communication fluide et à la coordination des tâches au sein de notre équipe de direction. Ce poste exige d'excellentes compétences en organisation, une attention méticuleuse aux détails et la capacité à exceller dans un environnement dynamique et rapide.
CE QUE TU FERAS:
Gestion de l'agenda :
- Gérer efficacement les emplois du temps du CEO et du CFO y compris la planification des réunions et des rendez-vous.
- Prioriser et coordonner les engagements conflictuels pour optimiser leur utilisation du temps.
- Anticiper proactivement les conflits d'emploi du temps et les résoudre.
Coordination des déplacements :
- Organiser les hébergements pour les déplacements nationaux et internationaux, y compris les vols, les hébergements, les transports terrestres et autres logistiques.
- Préparer des itinéraires détaillés et des dossiers de voyage pour garantir des déplacements sans encombre.
Soutien administratif :
- Fournir un soutien administratif général au CEO et au CFO, y compris la gestion des notes de frais, le traitement des factures et le maintien des systèmes organisationnels.
- Traiter les informations confidentielles et sensibles avec discrétion et professionnalisme.
- Aider aux projets et initiatives.
Gestion de la communication :
- Servir de point de contact principal pour les communications internes adressées au CEO.
- Rédiger, relire et éditer la correspondance, les présentations et les rapports au nom de la direction exécutive.
- Gérer la correspondance par e-mail, prioriser les messages et garantir des réponses en temps voulu.
Soutien aux réunions :
- Préparer les ordres du jour, les documents et les présentations pour les réunions de la direction.
- Assister aux réunions sur demande, prendre des comptes rendus précis et distribuer les tâches à effectuer.
- Faire le suivi des tâches à effectuer et garantir leur achèvement dans les délais spécifiés.
CE QUE NOUS RECHERCHONS :
- Expérience avérée (5 ans) en tant qu'Adjointe Exécutive ou dans un rôle similaire soutenant des cadres supérieurs.
- Fortes compétences en organisation avec la capacité de gérer plusieurs tâches et de prioriser efficacement les demandes concurrentes.
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale, avec un souci du détail.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et d'autres applications logicielles pertinentes.
- Capacité à maintenir la confidentialité et à faire preuve de discrétion dans le traitement des informations sensibles.
- Adaptabilité et résilience dans un environnement de travail rapide et exigeant.
- Fortes compétences interpersonnelles avec la capacité d'établir des relations positives avec les équipes internes.
- Étant donné les interactions quotidiennes requises avec des collègues et/ou clients étant majoritairement situés à l'extérieur du Québec, ce rôle nécessite la maîtrise du français et de l'anglais.
*Ce rôle implique une présence quotidienne à nos bureaux situés dans le Vieux-Montréal.
Rejoindre notre équipe chez TANK WW offre une opportunité passionnante de faire partie d'un environnement de travail collaboratif où vos contributions sont valorisées et reconnues. Si vous êtes une personne proactive et ingénieuse avec une passion pour le soutien de la direction exécutive, nous vous encourageons à postuler pour ce poste.
CE QUE NOUS AVONS À OFFRIR :
Un emploi stimulant – En tant que leaders du secteur, nous sommes stimulés par la résolution de problèmes complexes et l’innovation. Nous encourageons tous nos employés à faire valoir leurs meilleures idées pour résoudre les problèmes complexes.
Une véritable équipe – Célébrer les bons coups, rire et avoir du plaisir, c’est dans nos gènes. Nous sommes plus fort.e.s quand nous sommes uni.e.s, ouvert.e.s, honnêtes et, surtout, authentiques. Chacune des personnes qui travaille chez TANK WW est valorisée et participe de manière importante à la réussite de l’agence. Nous nous soucions de nos employés et de nos client.e.s.
Une communauté internationale – Vous pourrez collaborer avec la communauté du réseau WPP et apporter votre contribution aux projets ou initiatives stratégiques de WPP.
Des avantages importants – Le bien-être de nos employés est au cœur de la réussite de notre organisation, c’est pourquoi nous offrons des avantages sociaux compétitifs :
- Régime de rémunération concurrentiel;
- Régime d’assurance collective généreux dès le premier jour;
- Congé payé durant la période des fêtes de fin d’année;
- Extra longs week-ends lors des congés fériés (jours additionnels de congé par année);
- Mesures pour faciliter la conciliation travail-vie personnelle
TANK WW s'engage à offrir un environnement de travail sans obstacles. À ce titre, nous mettrons en place des aménagements pour les candidats à mobilité réduite qui en feront la demande au cours du processus de recrutement.
TANK WW est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et s'engage à offrir à tous ses employés un environnement de travail exempt de toute discrimination et de tout harcèlement. Toutes les décisions en matière d'emploi sont fondées sur les besoins de l'entreprise, les exigences du poste et les qualifications individuelles, sans égard à la race, à la couleur, à la religion ou aux croyances, à l'origine nationale, sociale ou ethnique, au sexe (y compris la grossesse), à l'âge, à l'orientation sexuelle, à l'identité et/ou à l'expression de genre, à l'état matrimonial, à l'union civile ou au partenariat domestique, à la situation familiale ou parentale, ou à tout autre statut protégé par les lois ou les règlements de la province dans laquelle nous exerçons nos activités. Chez Tank, nous apprécions les idées et l'innovation que des équipes diversifiées et inclusives apportent au travail.
