We are looking for a motivated and transaction-driven Sales Operations Administrator to support our Sales, Finance and Customer Success teams and ensure our sales processes are efficient and seamless for our Enterprise customers. This role is a temporary contract position (~6 months) with the possibility of extension, or shifting to a permanent full-time position.
As a Sales Operations Administrator, you'll play a crucial role in driving sales success and helping our company grow. Your support will empower the Sales team to optimize their strategies, making them more productive and impactful. If you have an interest in sales, technology, and AI with a strong work ethic to serve the world’s most innovative corporations, we have a place for you.
The technologies you will be working with include but may not be limited to:
- Salesforce
- NetSuite
- GSuite
Core job responsibilities:
- Assist Account Executives with their opportunity and data input in Salesforce,
- Deal closing process validation – verifying that the data from the contracts is complete, accurate with the appropriate approvals.
- Procurement and compliance - manage client procurement systems onboarding and requirements; assist the finance team with managing invoicing and the collection of AR; assist in the collection of legal documentation.
- Maintain data integrity through data cleansing and deduplication, across sales function.
- Manage Plotly’s customer relationship management (CRM) system, keeping it up to date with accurate information and ensuring its effective use by the sales team.
- Support the sales team with administrative duties, such as creating proposals and quotes, processing orders, and resolving customer queries or issues punctually.
- Maintain a thorough understanding of our company's products, services, and pricing, to provide accurate information to customers and sales team members alike.
- Collaborate with other teams, such as marketing and customer success, to ensure smooth transitions and handoffs between sales stages and post-sales activities.
- Propose and help drive continuous improvements to our sales processes, identifying bottlenecks and leveraging technology and automation where feasible.
- Organize and maintain sales data, including leads, opportunities, and historical sales records.
- Review and maintain list of contracts to record, track and analyze
- Process all orders received in an accurate manner, tracking order progress throughout all stages
- Liaise with other departments and partner companies where necessary
- Ad Hoc Sales Operations Projects: Assist Sales and Operations with Salesforce change requests, various projects, reporting and dashboard maintenance and event planning activities. Design and maintain data models in Salesforce (ex: structure for capturing monthly revenue data, etc)
Job requirements:
- Bachelor's degree in Commerce/Business, Law, Computer Science or 3+ years of professional experience.
- Strong interpersonal skills
- Strong analytical, data & project management, and follow-up skills
- Strong technical aptitude
- Attention to details, organized and collaborative work style
- Ability to maintain strict confidentiality, especially with sensitive commercial information
- Quick learner with a high desire for continuous learning
- Comfortable with technology and information systems
- Ability to be proactive and not reactionary to issues / business situations
- Ability to thrive in a virtual/remote/distributed team environment
Assets:
- Experience with Salesforce and NetSuite highly desirable
- Bilingualism (EN and FR)
- Understanding of the sales process
- Customer service experience
Don’t meet all the requirements, but you feel you would be a great fit to our plot-legion? Don’t hesitate to apply!
What you can expect from us:
Health & Wellbeing
- Comprehensive health coverage
- Generous PTO
- Parental leave top-up program
Growth & Future
- Stock options for all full-time employees
- Learning & development program
- Work alongside a dedicated team
Flexibility & Community
- Remote-first work
- Home office support
- Employee led DE&I resource group
- Plotly Community Forum
Why Plotly?
Unleash your creativity and shape the future of data analytics!
Founded by innovators and driven by our community of users and customers, we eagerly tackle every challenge, from crafting state-of-the-art UI for seamless data interaction to optimizing our graphing libraries and services for highly reliable performance. Our journey has only begun!
We are a tight-knit and quickly growing team where each member can make an immediate, meaningful impact. We take on complex problems, work hard, and are firm believers in the open-source mission. At Plotly, you'll work alongside a diverse team of first-class engineers, developers, scientists, and builders that challenge the status quo and set a high bar. We encourage each member of our team to explore and expand their skill sets continually, and to approach every problem with curiosity and an open mind. Together, we make it possible for people everywhere to share data and insights that make real impacts in business and around the world.
Plotly is an equal-opportunity employer and does not discriminate on the basis of race, religion, color, sex, gender identity, sexual orientation, age, non-disqualifying physical or mental disability, national origin, veteran status, or any other basis covered by appropriate law. If you require any accommodations, please let us know during the application process.
Administrateur des opérations de vente (contrat temporaire)
Nous recherchons un administrateur des opérations de vente motivé et axé sur les transactions pour soutenir nos équipes de vente, de finance et de réussite des clients et s'assurer que nos processus de vente sont efficaces et transparents pour nos clients d'entreprise. Ce poste est un contrat temporaire (~6 mois) avec la possibilité d'une extension ou d'un passage à un poste permanent à temps plein.
En tant qu'administrateur des opérations de vente, vous jouerez un rôle crucial dans la réussite des ventes et dans la croissance de notre entreprise. Votre soutien permettra à l'équipe des ventes d'optimiser ses stratégies, ce qui la rendra plus productive et plus efficace. Si vous vous intéressez aux ventes, à la technologie et à l'IA et que vous avez une solide éthique de travail pour servir les entreprises les plus innovantes du monde, nous avons une place pour vous.
Les technologies avec lesquelles vous travaillerez sont les suivantes:
- Salesforce
- Netsuite
- GSuite
Principales responsabilités:
- Assister les chargés du succès de la clientèle dans la saisie des opportunités et des données dans Salesforce,
- Validation du processus de clôture de l'accord - vérifier que les données des contrats sont complètes, exactes et assorties des approbations appropriées.
- Approvisionnement et conformité - gérer l'intégration et les exigences des systèmes d'approvisionnement des clients ; aider l'équipe financière à gérer la facturation et le recouvrement des comptes recevables ; aider à la collecte de la documentation juridique.
- Maintenir l'intégrité des données grâce au nettoyage et à la déduplication des données, dans l'ensemble de la fonction commerciale.
- Gérer le système de gestion de la relation client (CRM) de Plotly, en le tenant à jour avec des informations exactes et en veillant à ce qu'il soit utilisé efficacement par l'équipe de vente.
- Soutenir l'équipe de vente dans les tâches administratives, telles que la création de propositions et de devis, le traitement des commandes et la résolution ponctuelle des questions ou des problèmes des clients.
- Maintenir une connaissance approfondie des produits, des services et des prix de notre entreprise, afin de fournir des informations exactes aux clients et aux membres de l'équipe de vente.
- Collaborer avec d'autres équipes, telles que le marketing et l’équipe Customer Success , afin d'assurer des transitions et des transferts en douceur entre les étapes de la vente et les activités d'après-vente.
- Proposer et contribuer à l'amélioration continue de nos processus de vente, en identifiant les bloquants et en tirant parti de la technologie et de l'automatisation lorsque c'est possible.
- Organiser et maintenir les données de vente, y compris les prospects, les opportunités et les historiques de vente.
- Examiner et tenir à jour la liste des contrats à enregistrer, à suivre et à analyser.
- Traiter toutes les commandes reçues de manière précise, en suivant l'évolution des commandes à toutes les étapes.
- Assurer la liaison avec les autres services et les entreprises partenaires, le cas échéant.
- Projets ad hoc pour les opérations de vente: Assister les services des ventes et des opérations dans le cadre des demandes de modification de Salesforce, de divers projets, de la maintenance des rapports et des tableaux de bord et des activités de planification d'événements. Concevoir et maintenir des modèles de données dans Salesforce (ex : structure pour capturer les données de revenus mensuels, etc.)
Exigences du poste:
- Baccalauréat en commerce/affaires, droit, informatique ou plus de 3 ans d'expérience professionnelle.
- Solides compétences interpersonnelles
- Solides compétences en matière d'analyse, de gestion de données et de projets, et de suivi
- Solides aptitudes techniques
- Souci du détail, sens de l'organisation et de la collaboration
- Capacité à maintenir une stricte confidentialité, notamment en ce qui concerne les informations commerciales sensibles.
- Capacité d'apprentissage rapide et grand désir de formation continue
- À l'aise avec la technologie et les systèmes d'information
- Capacité à être proactif et non réactif face à des problèmes ou des situations commerciales
- Capacité à s'épanouir dans un environnement d'équipe virtuelle et à distance
Atouts:
- Expérience avec Salesforce et avec NetSuite hautement souhaitable
- Bilinguisme (EN et FR)
- Compréhension du processus de vente
- Expérience en matière de service à la clientèle
Vous ne répondez pas à toutes les exigences, mais vous pensez que vous seriez un bon candidat ? N'hésitez pas à poser votre candidature!
Ce que vous pouvez attendre de nous:
Santé et bien-être
- Couverture santé complète
- Temps libre rémunéré généreux et horaires de travail flexibles
- Programme de complément de congé parental
Croissance et avenir
- Options d'achat d'actions pour tous les employés à temps plein
- Programme d'apprentissage et de développement
- Travailler avec une équipe dévouée
Flexibilité et communauté
- Entièrement à distance
- Soutien au bureau à domicile
- Groupe de ED&I dirigé par les employés
- Forum de la communauté Plotly
Pourquoi Plotly?
Libérez votre créativité et façonnez l'avenir de l'analyse des données!
Fondé par des innovateurs et guidé par notre communauté d'utilisateurs et de clients, nous sommes impatients de relever chaque défi, de la conception d'une interface utilisateur pour une interaction transparente avec les données à l'optimisation de nos bibliothèques de graphiques et de nos services pour une performance hautement fiable. Notre voyage ne fait que commencer !
Nous sommes une équipe soudée et en pleine croissance où chaque membre peut avoir un impact immédiat et significatif. Nous nous attaquons à des problèmes complexes, nous travaillons dur et nous croyons fermement en la mission de l'open-source. Chez Plotly, vous travaillerez aux côtés d'une équipe diversifiée d'ingénieurs, de développeurs, de scientifiques et de créateurs de premier ordre qui remettent en question le statu quo et placent la barre très haut. Nous encourageons chaque membre de notre équipe à explorer et à élargir continuellement ses compétences, et à aborder chaque problème avec curiosité et ouverture d'esprit. Ensemble, nous rendons possible le partage de données et d'informations qui ont un impact réel sur les entreprises et le monde entier.
Plotly est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et ne pratique aucune discrimination fondée sur la race, la religion, la couleur, le sexe, l'identité de genre, l'orientation sexuelle, l'âge, un handicap physique ou mental non disqualifiant, l'origine nationale, le statut d'ancien combattant ou tout autre motif couvert par la législation en vigueur. Si vous avez besoin d'aménagements, veuillez nous en informer au cours de la procédure de candidature.
