Sales Representative Specialist (German Language Fluency)

Privacy policy for the recruitment process to

Dom Maklerski TMS Brokers S.A.

This "Privacy Policy for the recruitment process to Dom Maklerski TMS Brokers S.A." (hereinafter "Privacy Policy") was prepared by the company Dom Maklerski TMS Brokers S.A. (hereinafter "Data controller" or "TMS Brokers") and is directed to candidates for employees and associated of TMS Brokers.

Based on Article. 13 section 1 and 2 of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Regulation on Data Protection) (hereinafter the "GDPR") below the TMS Brokers provide you with information on the rules for the processing and protection of your personal data with the Data controller.

• Who is responsible for your personal data?

The Data controller of personal data is Dom Maklerski TMS Brokers S.A. with its registered office in Warsaw, address: ul. Złota 59, 00-120 Warsaw, entered into the register of entrepreneurs under number 0000204776.

• How to contact the Data controller?

A Data Protection Officer has been appointed at TMS Brokers. In matters regarding the processing of personal data by the Data controller, you can contact the following e-mail address: odo@tms.pl.

• On what basis and for what purpose the Data controller process your personal data?

Your data will be processed in order to recruit for the post of the Data controller. 

As part of recruitment processes, the Data controller expects the transfer of personal data (e.g. in curriculum vitae) only to the extent specified in the provisions of the labor law. Consequently, the broader scope of information should not be provided. In the event that the submitted applications contain additional data, exceeding the scope indicated by the provisions of labor law, their processing will be based on the candidate's consent (Article 6 para. 1 letter a of the GDPR), expressed through an unequivocal confirming action, which is sent by the candidate application documents. If the submitted applications contain information inadequate for the purpose of recruitment, they will not be used or taken into account in the recruitment process.

If voluntary and optional consent is given (Article 6 para. 1 letter a of the GDPR), the data will also be processed for the purposes of future recruitments conducted by the Data controller, in particular in order to present you with new job offers, invite you to take part in recruitments and check the possibilities of your participation in future recruitments carried out by the Data controller.

If the preferred form of employment is an employment agreement - in order to perform obligations resulting from legal provisions related to the employment process, including in particular the Labor Code - the legal basis for processing is the legal obligation incumbent on the Data controller (Article 6 para. 1 letter c of the GDPR in connection with the provisions of the labor law).

If the preferred form of employment is a civil law contract - in order to conduct the recruitment process - the legal basis for the processing of data contained in the application documents is taking action before concluding the contract at the request of the data subject (Article 6 para. 1 letter b of the GDPR).

In order to verify the qualifications and skills of the candidate and to establish the terms of cooperation - the legal basis for data processing is the legitimate interest of the Data controller (Article 6 para. 1 letter f of the GDPR). The legitimate interest of the Data controller is the verification of job candidates and determining the conditions of possible cooperation.

In order to establish or pursue possible claims by the TMS Brokers or to defend against claims made against the Data controller - the legal basis for data processing is the Data controller's legitimate interest (Article 6 para. 1 letter f of the GDPR).

If additional information is included in the documents provided by you - personal data referred to in art. 9 para. 1 of the GDPR, they will be processed with your consent (article 9 para. 2 letter a of the GDPR), which can be revoked at any time.

Data processing for purposes other than the above may take place: (i) based on obtaining additional consent, (ii) on the basis of applicable law, or (iii) when it is consistent with the purpose for which the personal data was originally collected (art. 6 para. 4 of the GDPR).

To the extent that personal data are processed based on the consent given, it can be withdrawn at any time, without affecting the lawfulness of the processing carried out before its withdrawal. If consent is given for the purposes of future recruitment processes, personal data will be deleted no later than after two years - unless the consent has been withdrawn earlier.

Providing data in the scope specified in art. 22 (1) of the Labor Code is required - if the candidate prefers employment based on a agreement of employment - by law, including in particular the Labor Code, and in the case of preferring employment based on a civil law contract - by the Data controller. The consequence of not providing this data is the inability to consider a given candidacy in the recruitment process. Providing other data is voluntary.

• What are your rights within the scope of the Privacy Policy?

You have the right to access data, correct them, request their removal, as well as the right to limit processing, data transfer, object to the processing of personal data and the right to lodge a complaint to the supervisory body if the data is processed in breach of legal requirements.

For reasons related to your particular situation, you have the right to object to the processing of personal data if the Data controller processes personal data on the basis of legitimate interests.

• Providing personal data

Providing your personal data to the extent resulting from generally applicable law, in particular art. 221 of the Labor Code is necessary to participate in the recruitment procedure. Providing other data by you is voluntary.

• Automated decision-making

You will not be subject to a decision that is based solely on automated decision-making, including profiling, and has legal effects on you or similarly significantly affects it.

• Data recipients

The Data controller may transfer your data to the following recipients, if it is necessary to carry out the process: companies from the capital group to which TMS Brokers belongs, advisors or associates, entities providing the server and data storage, suppliers of software used to support the recruitment proces.

• Transfer of personal data outside the EEA

In the case of transferring personal data to third countries, i.e. to recipients based outside the European Economic Area or Switzerland, in countries that according to the European Commission do not provide sufficient data protection (third countries that do not provide an adequate level of protection), the Data controller transfers them using mechanisms consistent with with applicable law, which includes, among others

1. EU "Standard Contractual Clauses",
2. when the data is transferred to a third country against which the European Commission has determined on the basis of a decision that the third country in question meets an adequate level of protection.

• How long is your personal data stored?

Personal data will be processed until the recruitment process is completed. In the case of expressing a separate consent to the processing of data for the purposes of future recruitments, the data will be processed until the end of these recruitments, but no longer than until the consent for data processing is withdrawn.

• Change in the Privacy Policy

This Privacy Policy may change, in particular if the need or obligation to introduce such changes results from changes in applicable law, including changes in the recipients of the data.

The amendment to this Privacy Policy is made by way of a resolution of the Management Board of TMS Brokers.

Date of last modification: 26/07/2021

Polityka prywatności dla procesu rekrutacji do 

Domu Maklerskiego TMS Brokers S.A.

Niniejsza „Polityka prywatności dla procesu rekrutacji do Domu Maklerskiego TMS Brokers S.A.” (dalej „Polityka prywatności”) została przygotowana przez spółkę Dom Maklerski TMS Brokers S.A. (dalej „Administrator”, „TMS Brokers”) i jest kierowana do kandydatów na pracowników i współpracowników TMS Brokers.

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych) (dalej „RODO”) poniżej przedstawiamy Państwu informacje dotyczące zasad przetwarzania i ochrony Państwa danych osobowych u Administratora.

• Kto odpowiada za Państwa dane osobowe?

Administratorem danych osobowych jest Dom Maklerski TMS Brokers S.A. z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Złota 59, 00-120 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców pod numerem 0000204776.

• Jak skontaktować się z Administratorem?

W TMS Brokers powołany został Inspektor Ochrony Danych. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Administratora można skontaktować się pod adresem e-mail: odo@tms.pl lub pod numerem telefonu: +48 22 276 62 42.

• Na jakiej podstawie i w jakim celu przetwarzamy są Państwa dane osobowe?

Państwa dane będą przetwarzane w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko u Administratora. 

W ramach procesów rekrutacyjnych Administrator oczekuje przekazywania danych osobowych (np. w CV lub życiorysie) jedynie w zakresie określonym w przepisach prawa pracy. W związku z tym nie należy przekazywać informacji w szerszym zakresie. W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać dodatkowe dane, wykraczające poza zakres wskazany przepisami prawa pracy, ich przetwarzanie będzie oparte na zgodzie kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażonej poprzez jednoznaczną czynność potwierdzającą, jaką jest przesłanie przez kandydata dokumentów aplikacyjnych. W przypadku, gdy przesłane aplikacje będą zawierać informacje nieadekwatne do celu, jakim jest rekrutacja, nie będą one wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym.

W przypadku wyrażenia dobrowolnej i opcjonalnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), dane będą przetwarzane także dla celów przyszłych rekrutacji prowadzonych przez Administratora, w szczególności w celu przedstawiania Państwu nowych ofert pracy, zapraszania Państwa do wzięcia udziału w rekrutacjach oraz sprawdzania możliwości Państwa uczestnictwa w przyszłych rekrutacjach prowadzonych przez Administratora.

W przypadku, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa o pracę – w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym przede wszystkim Kodeksu pracy – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa pracy).W przypadku, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa cywilnoprawna – w celu prowadzenia procesu rekrutacyjnego – podstawą prawną przetwarzania danych zawartych w dokumentach aplikacyjnych jest podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

W celu weryfikacji kwalifikacji i umiejętności kandydata lub kandydatki oraz ustalenia warunków współpracy – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest weryfikacja kandydatów do pracy oraz określenie warunków ewentualnej współpracy.

W celu ustalenia lub dochodzenia przez Administratora ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami wysuwanymi wobec Administratora – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Jeżeli w dokumentach dostarczonych przez Państwa zawarte zostaną dane osobowe, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO będą one przetwarzane za Państwa zgodą (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), która może zostać odwołana w dowolnym czasie.

Przetwarzanie danych w celach inne niż powyższe może odbywać się: (i) w oparciu o uzyskanie dodatkowej zgody, (ii) na podstawie obowiązującego prawa, lub (iii) gdy jest to zgodne z celem, w którym dane osobowe zostały pierwotnie zebrane (art. 6 ust. 4 RODO).

W zakresie w jakim dane osobowe są przetwarzane w oparciu o wyrażoną zgodę, można ją wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. W przypadku wyrażenia zgody dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych, dane osobowe usuwane są nie później niż po upływie dwóch lat - o ile wcześniej zgoda nie została wycofana. 

Podanie danych w zakresie określonym w art. 22(1) Kodeksu pracy jest wymagane – w przypadku preferowania przez kandydata zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę – przez przepisy prawa, w tym przede wszystkim przez Kodeks pracy, zaś w przypadku preferowania zatrudnienia w oparciu o umowę cywilnoprawną – przez Administratora. Konsekwencją niepodania tych danych jest brak możliwości rozpatrzenia danej kandydatury w procesie rekrutacyjnym. Podanie innych danych jest dobrowolne.

• Jakie mają Państwo prawa w zakresie objętym Polityką prywatności?

Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych, ich poprawiania, żądania ich usunięcia, a także prawo ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu co do przetwarzania danych osobowych i prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, jeżeli dane są przetwarzane niezgodnie z wymogami prawnymi. 

Z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, przysługuje Państwu prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, jeżeli Administrator przetwarza dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionych interesów.

• Podanie danych osobowych

Podanie przez Państwa danych osobowych w zakresie wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności art. 221 Kodeksu pracy jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Podanie przez Państwa innych danych jest dobrowolne.

• Zautomatyzowane podejmowanie decyzji 

Nie będą podlegali Państwo decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołuje wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływa.

• Komu udostępniane są Państwa dane osobowe?

Administrator może przekazywać Państwa dane następującym odbiorcom, jeśli jest to niezbędne do realizacji procesu: spółkom z grupy kapitałowej, do której należy TMS Brokers, doradcom, współpracownikom, podmiotom dostarczającym serwer i przechowywanie danych, dostawcom oprogramowania wykorzystywanego do obsługi procesu rekrutacji.

• Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich

W przypadku przekazywania danych osobowych do państw trzecich, tj. do odbiorców mających siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym lub Szwajcarią, w krajach, które według Komisji Europejskiej nie zapewniają wystarczającej ochrony danych (kraje trzecie niezapewniającego odpowiedniego poziomu ochrony), Administrator je przekazuje, wykorzystując mechanizmy zgodne z obowiązującym prawem, które obejmują m.in. 

1. „Standardowe Klauzule Umowne” UE,
2. gdy przekazywanie danych następuje do kraju trzeciego, wobec którego Komisja Europejska stwierdziła na podstawie decyzji, że dane państwo trzecie spełnia odpowiedni poziom ochrony.

• Jak długo przechowywane są Państwa dane osobowe?

Dane osobowe będą przetwarzane do zakończenia procesu rekrutacji. W przypadku wyrażenia odrębnej zgody na przetwarzanie danych dla celów przyszłych rekrutacji, dane będą przetwarzane aż do zakończeniach tych rekrutacji, jednak nie dłużej niż do czasu cofnięcia zgody na przetwarzanie danych.

• Zmiana Polityki prywatności

Niniejsza Polityka prywatności może ulec zmianie, w szczególności w przypadku, gdyby potrzeba lub obowiązek wprowadzenia takich zmian wynikały ze zmiany stosowanych przepisów prawa, w tym zmian odbiorców danych.

Zmiana niniejszej Polityki prywatności dokonywana jest w drodze uchwały Zarządu TMS Brokers.

Data ostatniej zmiany: 26.07.2021 r.