Oficial de Cumplimiento

DESCRIPCIÓN DE TRABAJO

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

DATOS GENERALES

DESCRIPCIÓN GENERAL:

GOAL es una organización de ayuda humanitaria legalmente registrada en Irlanda, los EE.UU. y el Reino Unido, que ha implementado más de 1.000 millones de dólares en programas humanitarios y de desarrollo en más de 50 países desde 1977, con presencia en Honduras desde 1998 desde donde actualmente se interviene otros países de la región de Latinoamérica como Colombia y Venezuela.

GOAL tiene la misión de trabajar para garantizar que los más pobres y vulnerables de nuestro mundo, y los afectados por las crisis humanitarias tengan acceso a los derechos fundamentales de la vida, incluidos, entre otros, alojamiento, alimentos, agua y saneamiento adecuados, y atención médica. GOAL tiene la visión de buscar una sociedad hondureña que sea inclusiva, justa y brinde oportunidades a todos sus ciudadanos, donde la pobreza ha sido superada

OBJETIVO DE LA POSICIÓN:

Responsable de planificar y coordinar actividades de GOAL para asegurar el cumplimiento efectivo de políticas y procedimientos internos y con reglas y regulaciones de sus donantes con los estándares éticos y normativos que se requieran y legislación nacional aplicable en los países bajo su supervisión.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Asegurarse del grado en que se están cumplimiento las instrucciones, planes y procedimientos emanados por GOAL Irlanda.
• Revisar y evaluar la estabilidad, suficiencia y aplicación de los controles operativos, contables, logísticos y financieros.
• Determinar si todos los bienes o activos están registrados y protegidos.
• Verificar y evaluar la veracidad de la información contable y otros datos producidos en la organización.
• Verificar el cumplimiento de los términos, condiciones y reportes a donantes
• Realizar investigaciones especiales solicitadas por la dirección.
• Vigilar el cumplimiento de las recomendaciones contenidas en los informes emitidos con anterioridad.
• Asegurarse que las revisiones de los Socios se realice en base a procedimientos de GOAL y sus donantes
• Generar Reportes de Cumplimiento.

Descripción de Tareas o Funciones:

1. Un buen entendimiento de los requerimientos de GOAL y de los donantes desde el proceso de propuesta hasta la auditoria final del proyecto:

1. Conoce y asesora sobre la aplicación de procedimientos internos así como también de los requerimientos de donantes relacionados con adquisiciones, Recursos Humanos finanzas, socios, etc.
2. Conocimiento y mantener informado al personal del Programa de GOAL Honduras haciendo énfasis en los riesgos de cumplimiento.
3. De manera continua se actualiza sobre requerimientos específicos de los donantes y entender el tipo de análisis que realizan los donantes cuando se llevan a cabo auditorias, con énfasis en USAID/BHA, ECHO, EU, IBD, Irish Aid, GIZ, FHIS, UNICEF, START NETWOR y otros donantes específicos del programa de GOAL Honduras y de otros países de intervención desde Honduras
4. Mantenerse informado y asegurarse del cumplimiento con los procesos y políticas de GOAL, incluyendo pero no limitado a las políticas de Anti-fraude, Conflicto de Interés y denuncia, procesos de adquisición y financieros, etc.

2. Reporte trimestral de cumplimiento

1. Realizar reportes de cumplimiento trimestrales, en base a los trimestres que asigne HQ, mediante la revisión de transacciones, utilizar el formato estándar de GOAL y presentarlo al departamento de cumplimiento HQ para su revisión. El reporte trimestral requiere revisiones sustantivas de los documentos de las transacciones en relación a Recursos Humanos, Adquisiciones y otras áreas que representen riesgos, para asegurarse que los procesos/procedimientos de GOAL han sido aplicados y que existe una pista de auditoria. Experiencia en el área de auditoria es una ventaja.
2. El Gerente de cumplimiento deberá mantener un registro de todos los puntos de acción y recomendaciones de las revisiones trimestrales y presentarlo a la gerencia, socializarlo con las áreas correspondientes y elaborar planes conjuntos para cierre de hallazgos y darle seguimiento hasta limpiar los mismos.

3. Capacitaciones

1. Capacitar al staff de GOAL Honduras y los países de intervención desde Honduras en Cumplimiento con las reglas y regulaciones de Donantes, Anti raude y Corrupción y conflicto de intereses, Sistema para Chequeo Antiterrorista y de otras Sanciones, legislación nacional de Honduras y otras que puedan asignarse, utilizando de base cuando lo existan herramientas desarrolladas por GOAL HQ, adaptadas para al contexto si se requiere y generar contenidos en base a necesidades del país, incluyendo las que apliquen a los socios.
2. La Gerencia de Cumplimiento apoyará el programa de inducciones que maneja Recursos Humanos, haciendo revisiones periódicas de las capacitaciones que se incluyen y las el equipo de instructores para cada capacitación, se dará seguimiento para que el programa se lleve a cabo en los primeros 30 días para nuevos empleados, verificara que los empleados firmen el check list de capacitaciones recibidas y las políticas que se requiera firmar desde HQ, así como que estén archivadas en el expediente de persona.

4. Ciclo de Vida de la Subvención 

1. La Gerencia de Cumplimiento deberá de asesorar cuando sea requerido a las diferentes áreas dentro de la organización, incluyendo finanzas, adquisiciones, logística y programas, en varios temas relacionados a los requerimientos del donante y de GOAL a lo largo de la duración del proyecto. Esto incluirá asesorar en la etapa de elaboración de propuesta, firma de convenio, establecimiento de sociedades, durante la implementación (especialmente en lo relacionado con las adquisiciones) y en la etapa de reportes para asegurarse que los requerimientos específicos de los donantes están siendo considerados.
2. La Gerencia de cumplimiento será encargado de revisar los convenios y modificaciones y presentar un resumen de los principales requerimientos de cumplimiento del convenio, a la administración y al staff en las reuniones de subvenciones.
3. La Gerencia de Cumplimiento programara junto con el equipo de Grants las reuniones de Grants, que deben ser como mínimo tres en el ciclo de cada proyecto, dará seguimiento a ejecución de estas y que queden debidamente documentadas en los formatos de GOAL.

5. Punto Focal  Socios

1. La Gerencia de Cumplimiento en conjunto con el Gerente de Subvenciones serán el punto focal de socios de GOAL Honduras y los países que se intervienen desde GOAL Honduras, participaran en las reuniones que se organicen de partner a nivel de GOAL Global
2. Los procesos de los socios serán manejados en línea con el manual de socios de GOAL, políticas/procedimientos internos, reglas y regulaciones de los donantes y legislación nacional del país de implementación del socio  y dar recomendaciones, incluyendo en el relacionado a capacitaciones al staff de los socios, cuando sea necesario.
3. Realizar pre-award assessments de potenciales organizaciones, evaluando los controles internos, su capacidad para manejar una subvención de GOAL, y el riesgo asociado con la sociedad. El resultado de la evaluación dará la pauta para realizar el cronograma de pagos y monitoreo del socio, políticas de GOAL que deben aplicar, lo anterior quedara establecido en el convenio.
4. Realizar revisiones de cumplimiento periódicas y finales de las transacciones de los socios, y deberá realizar recomendaciones a finanzas sobre la realización parcial o total de los pagos, las revisiones incluyen pero no se limitan a visitas de campo a las oficinas de los socios cuando sea posible y/o reuniones virtuales de seguimiento.
5. Mantener un registro de las acciones y recomendaciones para cada uno de los socios y debe asegurarse de comunicar estos a la administración del socio y de GOAL, y que a estos se les está dando seguimiento y siendo implementados a tiempo.
6. Dar recomendaciones sobre capacitaciones a los socios basándose en los resultados de la evaluación realizada y en cualquier revisión intermedia. Dichas recomendaciones deberán ser comunicadas a la administración.
7. Coordinar con el equipo de Subvenciones la elaboración de los acuerdos de fondos para socios y los diferentes documentos soportes que se soliciten en el manual de socios, definir los requerimientos y formatos a utilizar, indiar clausulas especiales que surgen del partner assesement, hacer las revisiones de borradores de convenios, enmiendas y modificaciones de nuevos socios, utilizando formatos existentes de GOAL
8. Remitir la información de acuerdos de fondos con socios y enmiendas a al Desk Officer de HQ para gestión de aprobación, dar retroalimentación en conjunto con el equipo de subvenciones cuando se requiera.
9. Gestionar las firma de acuerdos de fondos con socios y enmiendas, a lo interno de GOAL y con los socios
10. Administrar y organizar el sitio de partner de GOAL Honduras y los países que se intervienen desde Honduras en coordinación con el equipo de IT, crear carpetas para los socios, autorizar acceso a personal clave, monitorear que la información este actualizada y debidamente archivada.
11. Verificación de archivo de socios en el sitio global de partner es las carpetas que corresponden a Honduras y países que se intervienen desde Honduras.

6. Control de Calidad 

1. Verificar que los archivos de los proyectos se encuentren de manera ordenada tanto física como digitalmente
2. Documentar las buenas prácticas que se puedan presentar durante la implementación de las actividades.
3. Verificar que los archivos de los sitios del area de sistemas estén en orden y actualizados.

7. Administración del Sistema para Chequeos Antiterroristas y de Otras Sanciones ATSC

1. Administrar los usuarios de Honduras y los países de intervención de Honduras en el sistema ATSC
2. Abrir nuevos usuarios para las áreas de Recursos Humanos, Compras y Socios en base a necesidades, así como dar de baja a usuarios cuando se requiera.
3. Informar a compliance de HQ sobre cambios de usuarios en el sistema ATSC y solicitar habilitación para limpieza de casos a nuevos usuarios
4. Brindar entrenamiento y soporte técnico a los usuarios cuando se requiera, desbloqueo, restablecimiento de usuario y cambios de contraseña, y reportar casos a compliance HQ de situaciones que requieren otros accesos.
5. Participar en las reuniones y grupos globales de GOAL para administradores de el sistema ATSC
6. Revisor Senior, revisa las coincidencia reales, elabora reportes y los somete al Director de País y Director Regional, para autorizar o parar los casos remitidos por los revisores uno.

OTRAS FUNCIONES

1. Seguimiento al Risk Register de GOAL Honduras y los países que interviene Honduras en la áreas de sistemas
2. Seguimiento a hallazgos y planes de acción de las auditorías internas de HQ y de el Listado Consolidado de Hallazgo (CIL por su nombre en ingles)
3. Punto Focal de Fraude, encargada de coordinar investigaciones de casos de sospechas de fraude designadas por el Director de País, en coordinación con el equipo de investigaciones de HQ
4. Colaborar con la Dirección de Sistemas para la implementación y actualización de procedimientos internos requeridos por HQ
5. Realizar cualquier otra tarea que sea asignada por la Dirección de sistemas

Estudios Profesionales:

• Licenciatura en Finanzas o Contaduría Pública, Administración o afines.
• Estudios en riesgos, cumplimiento, auditoría interna y similares a nivel de postgrado de preferencia.

 Experiencia Profesional:

• De 5 años de experiencia en el área de cumplimiento con donantes y/o puestos similares (control interno, administración general o finanzas)
• De 2 años de experiencia financiera (auditoría o experiencia de donante muy preferida)
• Experiencia en Chequeo Antiterrorista y de otras sanciones en listas requeridas por los diferentes donantes y/o manejo de sistemas automatizados sobre este tema.
• Experiencia en verificación del cumplimiento con la políticas y procedimientos de control interno con énfasis en las áreas de Logística, adquisiciones, finanzas, recursos humanos.
• Experiencia en revisión de cumplimiento de informes presentados por Sub-Acuerdos firmados con socios y elaboración de reportes
• Experiencia en soporte para elaboración informes de cumplimiento y/o auditoría interna de las diferentes áreas como, Subvenciones, Recursos Humanos, Compras, Inventarios, Distribución, control de anticipos para actividades y gastos de viajes.
• Experiencia previa de ONG y conocimiento y experiencia en normas y regulaciones de donantes (USAID, ECHO, COSUDEH, GIZ y otros)

Conocimientos 

• Dominio del idioma inglés (hablado y escrito)
• Conocimiento y aplicación en Reglas y Regulaciones de los donantes con énfasis en BHA, USAID y USG y monitoreo continúe de actualizaciones.
• Manejo en sistemas de almacenamiento de información virtual y uso de plataformas de para reuniones en línea como, Teams, Skype, Zoom, Google Meeting y/o similares.

 Competencias:

• Excelente habilidad en informática.
• Organizado y flexible, capacidad para responder a las prioridades cambiantes
• Autónomo para las funciones y actividades.
• Enfoque flexible y creativo con una capacidad probada para resolver problemas e identificar soluciones
• Excelentes habilidades de gestión del tiempo y la capacidad de priorizar el trabajo cuando está bajo presión
• Excelente comunicación y habilidades interpersonales;
• Atención al detalle
• Toma de decisiones con respaldo tomando como base normativa aplicable en cumplimiento de leyes, políticas, procedimientos, reglas y regulaciones.
• Excelentes habilidades de comunicación mientras interactúan con colegas y socios

COORDINACIÓN

El profesional coordinará con los gerentes de todos los departamentos de la Organización. 

RECURSOS

• Para el desarrollo de las actividades, GOAL proveerá computadora, mobiliario y equipo necesario para el cargo.
• El o la especialista tendrá un espacio físico a disposición para trabajar en la oficina de GOAL en Tegucigalpa.

SALVAGUARDIA

Los niños, niñas y los adultos en situación de vulnerabilidad deben estar protegidos en la mayor medida posible de acciones deliberadas o inadvertidas y fallas que los ponen en riesgo de abuso, explotación sexual, lesiones y cualquier otro daño. Una de las formas en que GOAL muestra este compromiso continuo con la protección es incluir rigurosos antecedentes y verificaciones de referencia en el proceso de selección para todos los candidatos.

RESPONSABILIDAD DENTRO DE GOAL

Junto con nuestra política de protección, GOAL es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y tiene un conjunto de políticas de integridad. Se espera que cualquier candidato que ofrezca un trabajo con GOAL se adhiera a las siguientes áreas clave de responsabilidad:

• Cumplir con las políticas y procedimientos de GOAL con respecto a la protección, el Código de Conducta, la salud y la seguridad, la protección de datos y la confidencialidad, los principios de no dañar y los protocolos de comportamiento inaceptables.
• Informar cualquier inquietud sobre el bienestar de un niño o adulto en situación de vulnerabilidad, o cualquier irregularidad dentro de nuestra área de programación.
• Informar cualquier inquietud sobre el comportamiento inapropiado de un personal o socio de GOAL.

¿CÓMO APLICAR?

Los(as) interesados deben ingresar al siguiente enlace para subir su CV actualizado (debe incluir su correo electrónico y su número de teléfono actual) y la Carta de Expresión de interés a más tardar el 8 de mayo del 2024.

Enlace: https://boards.greenhouse.io/goalhonduras/jobs/5926709

Nota: Esta descripción del puesto solo sirve como guía para el puesto disponible. GOAL se reserva el derecho a modificar este documento. Se estiman las fechas de cierre publicadas. Debido a la naturaleza del trabajo de GOAL, nuestro objetivo es cubrir las vacantes lo más rápido posible. Esto significa que cerraremos los anuncios tan pronto como encontremos al candidato adecuado y esto puede ser antes de la fecha de cierre publicada. Por lo tanto, recomendamos a los solicitantes interesados que envíen una solicitud lo antes posible.