ABOUT GOALCAST
Are you looking to live the impossible, tell powerful stories and step out of what’s comfortable? Goalcast is the world’s leading empowering media company, specializing in the production and distribution of transformative short documentaries and original short films. With a growing community of over 40 million people and a monthly viewership of over 500 million, our video\ deeply impact lives across the globe. Each one is made to help people recognize their potential, make the tough choices required to change, and live the impossible.
JOB DESCRIPTION
We are looking to amplify our impact and are currently looking for an Office Coordinator to join our growing team! If you are resourceful, innovative,proactive and is someone who has a keen interest in streamlining office operations, then this is the role for you! You will be working closely with our People and Culture Lead and CFO and will be responsible for the smooth running of our office, updating files, accounts payables and acting as the point of contact among executives, employees, freelancers and vendors.
What you will be working on:
- Upkeep with daily office management tasks such as answering phone calls, mail & packages, ordering office supplies and equipment.
- Responsible for vendor and building management, assuring the office is up to code with health and safety standards, subscriptions and more.
- Coordinate employee assets, IT requests (3rd party) and general office operations
- Support the People & Culture team with new hires, onboarding and other HR processes
- Support the Accounts Payable manager in weekly payment processing and bookkeeping
- Help organize events, travel accommodations and overall employee experience
What you will bring:
- Excellent time management skills with the ability to multitask and prioritize work
- Attention to detail and problem solving skills
- Excellent written and verbal communication skills
- Strong organizational and planning skills in a fast-paced environment
- A creative mind with an ability to suggest operational improvements
- Knowledge of accounts payable/bookkeeping is an asset
What you will need:
- 1-2 years minimum experience as an Executive Assistant, Office Manager or similar role
- Proficient with Excel and Microsoft Office Tools (PPT, Word, Onenote)
- DEC/Cegep Degree is required
- Fluent in English and French
- Proficient in Google Suite (Asset)
- Experience with Start-ups (Asset)
Benefits:
- Flexible schedule (hybrid)
- Allowance for Physical Fitness (Gym, personal training, massotherapy and more! )
- Allowance for Self Development activities ( coaching, therapy, art classes and more! )
- 15 vacation days and working holiday opportunities
- Unlimited sick/personal days
- Access to Dialogue, a virtual clinic for you available on your first day
- Employee stock option opportunities (ESOP)
- Cineclub Membership
- Transportation benefits such as shared parking and public transportation (STM) reimbursements.
- Full Access to our In house gym/sauna
- Goalcast team wide events!
**Only local candidates (Montreal) will be considered for this position
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À propos de nous:
Vous cherchez à vivre l'impossible, à raconter des histoires puissantes et à sortir de votre zone de confort ? Goalcast est la première entreprise médiatique inspirante au monde, spécialisée dans la production et la distribution de courts documentaires transformateurs et de courts métrages originaux. Avec une communauté croissante de plus de 40 millions de personnes et un auditoire mensuel de plus de 500 millions, nos vidéos ont un impact profond sur la vie à travers le monde. Chacune est conçue pour aider les gens à reconnaître leur potentiel, à faire les choix difficiles nécessaires pour changer, et à vivre l'impossible.
Aperçu de Poste
Nous cherchons à amplifier notre impact et sommes actuellement à la recherche d'un Coordinateur(trice) de Bureau pour rejoindre notre équipe en pleine croissance ! Si vous êtes débrouillard, innovant, proactif et que vous avez un vif intérêt pour la rationalisation des opérations de bureau, alors ce rôle est fait pour vous ! Vous travaillerez en étroite collaboration avec notre Responsable des Ressources Humaines et de la Culture ainsi qu'avec notre Directeur Financier et serez responsable du bon fonctionnement de notre bureau, de la mise à jour des dossiers, des comptes fournisseurs et serez le point de contact entre les dirigeants, les employés, les travailleurs indépendants et les fournisseurs.
Sur que vous ferez:
- Assurer le suivi des tâches quotidiennes de gestion de bureau telles que la réponse aux appels téléphoniques, la gestion du courrier et des colis, la commande de fournitures de bureau et d'équipement.
- Responsable de la gestion des fournisseurs et des bâtiments, en veillant à ce que le bureau soit conforme aux normes de santé et de sécurité, aux abonnements, et plus encore.
- Coordonner les actifs des employés, les demandes informatiques (tiers) et les opérations générales de bureau.
- Soutenir l'équipe des Ressources Humaines et de la Culture avec les nouveaux employés, l'intégration et d'autres processus RH.
- Soutenir le responsable des comptes fournisseurs dans le traitement hebdomadaire des paiements et la comptabilité.
- Aider à l'organisation d'événements, d'hébergements de voyage et de l'expérience globale des employés
Ce que vous apporterez :
- Excellentes compétences en gestion du temps avec la capacité de gérer plusieurs tâches simultanément et de prioriser le travail.
- Souci du détail et compétences en résolution de problèmes.
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
- Solides compétences organisationnelles et de planification dans un environnement rapide.
- Un esprit créatif avec la capacité de proposer des améliorations opérationnelles.
- La connaissance des comptes fournisseurs et de la comptabilité est un atout
Ce dont vous aurez besoin :
