L'assistant(e) administratif(ve)

ASSISTANT ADMINISTRATIF – Bureau de Courbevoie 

Il s'agit d'un poste contractuel temporaire, d'une durée de 6 mois

L'assistant(e) administratif(ve) est responsable de toutes les activités administratives qui facilitent le fonctionnement harmonieux et efficace du bureau. L'assistant(e) administratif(ve) sera principalement chargé(e) de toutes les tâches de réception et d'entretien général, mais aussi d'autres fonctions administratives générales et spécifiques, selon les besoins.

RESPONSABILITES

• Répondre à tous les appels entrants dans un délai rapide et d'une manière professionnelle / Soit diriger les appels, soit prendre un message détaillé et l'envoyer par courriel à l’interlocuteur dédié
• Etre le premier point de contact professionnel et cordial de tous les visiteurs de l'entreprise (par téléphone ou en personne). Répondre aux demandes de renseignements des visiteurs.
• Organisation ponctuelle de voyages pour le personnel (hôtel, billets et taxis) - nationaux et internationaux, à la demande du manager.
• Mettre à jour les calendriers et programmer les réunions, les conférences téléphoniques et les vidéoconférences avec les parties prenantes internes et externes - Etre le gardien des calendriers des salles de réunion et de la boîte aux lettres de France ASG.
• Assurer en permanence un bon entretien (propreté et rangement), en particulier dans la zone de réception, les salles de conférences et réunions, les espaces collectifs. Être le point de contact pour les demandes générales d'entretien émanant du personnel et des fournisseurs.
• Assurer l’approvisionnement des fournitures administratives et toute commande liée au bon fonctionnement du bureau
• Fournir une assistance administrative aux Services Généraux et au Service des Ressources Humaines : fichier de données, mise sous pli, mise à jour de tableaux, …
• Prendre en charge l’expédition du courrier et des colis via les transporteurs habituels
• Fournir un soutien administratif en matière de RH, par exemple le suivi des visites médicales obligatoires, les avantages sociaux et l'organisation des projets, ainsi que toute autre tâche demandée ponctuellement.
• Fournir un soutien administratif aux services généraux, par exemple le suivi de la flotte de téléphones mobiles, la gestion des amendes, le classement, ...
• Participer aux activités de communication interne

COMPETENCES

• Capacité à hiérarchiser les tâches afin de garantir le respect des tâches quotidiennes et des délais impartis.
• Bonnes compétences relationnelles (téléphone, accueil), en particulier capacité à filtrer les appels si nécessaire.
• Bonne aptitude aux relations interpersonnelles et à la communication verbale.
• Capacité à travailler en équipe
• Comportement professionnel et tenue vestimentaire impeccable
• Motivation personnelle, esprit d'initiative et attitude proactive
• Capacité à organiser des événements internes
• Maîtrise de l'anglais.
• Expérience préalable d'au moins deux ans dans des tâches similaires
• Bonne connaissance du Pack Office et de Microsoft Teams - Sharepoint un plus.