Project Assistant, USAID Mali Sariya Bato

About the Position

Dexis seeks a Project Assistant to support the five-year USAID/Mali Sariya Bato program. The project period of performance is February 14, 2024 to February 13, 2029. This is a full-time national position based in Bamako, Mali. 

Responsibilities

Administrative, Procurement, and Logistical Support  

• Provide administrative assistance to the project team, including scheduling meetings, organizing events, and maintaining project documentation. 
• Assist in the preparation and dissemination of project reports, presentations, and other materials as needed. 
• Coordinate logistical arrangements for project activities, such as workshops, training sessions, and stakeholder meetings. 
• Arrange travel and accommodation for project staff and participants, ensuring compliance with project policies and budgetary constraints. 
• Assist in the procurement process by preparing procurement documents, such as requests for quotations (RFQs), requests for proposals (RFPs), and bid evaluation reports. 
• Assist in coordinating with vendors and suppliers to obtain quotations, prepare comparative analysis, and ensure compliance with project procurement policies and procedures 

Database Management: 

• Maintain project databases and filing systems, ensuring accurate and up-to-date information on project activities, expenditures, and outcomes. 
• Support the monitoring and evaluation efforts by collecting and organizing data for reporting purposes. 

Communication and Outreach: 

• Assist in the development and dissemination of communication materials, including newsletters, social media posts, and website updates, to raise awareness about the project's goals and achievements. 
• Respond to inquiries from stakeholders, partners, and the public regarding project activities and initiatives. 

Meeting Support: 

• Prepare meeting agendas, take minutes, and follow up on action items to ensure timely completion of tasks. 
• Coordinate with internal and external stakeholders to schedule meetings and facilitate communication between team members. 

Capacity Building Support: 

• Assist in the organization and delivery of capacity-building activities, such as training workshops and knowledge-sharing sessions, for project beneficiaries and stakeholders. 
• Compile training materials, presentations, and resources for distribution to participants before and after training events. 

Documentation and Reporting: 

• Support the documentation of project activities, including capturing lessons learned, success stories, and best practices for future reference. 
• Assist in the preparation of donor reports, progress updates, and other project-related documentation as required. 

Team Collaboration: 

• Collaborate closely with project team members to ensure smooth implementation of activities and effective communication across different project components. 
• Contribute to team meetings, brainstorming sessions, and planning exercises to support the achievement of project objectives. 

Qualifications 

• Bachelor's degree in a relevant field such as international development, economics, political science, public administration, or related disciplines. 
• Prior experience providing administrative support in development projects or similar environments is desirable. Experience on USAID project is preferred. 
• Strong organizational skills with the ability to prioritize tasks and manage multiple deadlines effectively. 
• Excellent communication skills, both written and verbal, with proficiency in English and any local languages preferred. 
• Proficiency in Microsoft Office suite (Word, Excel, PowerPoint) and experience with database management software is an advantage. 
• Demonstrated ability to work collaboratively in a multicultural team environment and adapt to changing priorities and requirements. 
• Commitment to the principles of transparency, accountability, and integrity in all aspects of work. 

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Responsabilités Principales : 

Soutien en matière administrative, d’achats et de logistique : 

• Fournir une assistance administrative à l'équipe du projet, y compris la planification des réunions, l'organisation des événements et la gestion de la documentation du projet. 
• Aider à la préparation et à la diffusion des rapports de projet, des présentations et d'autres documents selon les besoins. 
• Coordonner les arrangements logistiques pour les activités du projet, telles que les ateliers, les sessions de formation et les réunions avec les parties prenantes. 
• Organiser les déplacements et l'hébergement du personnel du projet et des participants, en veillant au respect des politiques et des contraintes budgétaires du projet. 
• Assister dans le processus d'approvisionnement en préparant les documents d'achat, tels que les demandes de devis (RFQ), les demandes de propositions (RFP) et les rapports d'évaluation des offres. 
• Coordonner avec les fournisseurs pour obtenir des devis, préparer des analyses comparatives et garantir le respect des politiques et procédures d'achat du projet. 

Gestion de Base de Données : 

• Maintenir les bases de données et les systèmes de classement du projet, en garantissant des informations précises et à jour sur les activités, les dépenses et les résultats du projet. 
• Soutenir les efforts de suivi et d'évaluation en collectant et en organisant les données à des fins de reporting. 

Communication et Sensibilisation : 

• Aider à l'élaboration et à la diffusion de documents de communication, tels que des bulletins d'information, des publications sur les réseaux sociaux et des mises à jour du site Web, pour sensibiliser aux objectifs et aux réalisations du projet. 
• Répondre aux demandes de renseignements des parties prenantes, des partenaires et du public concernant les activités et les initiatives du projet. 

Soutien aux Réunions : 

• Préparer les ordres du jour des réunions, prendre des notes et assurer le suivi des actions à entreprendre pour garantir l'achèvement en temps voulu des tâches. 
• Coordonner avec les parties prenantes internes et externes pour planifier les réunions et faciliter la communication entre les membres de l'équipe. 

Soutien au Renforcement des Capacités : 

• Aider à l'organisation et à la réalisation d'activités de renforcement des capacités, telles que des ateliers de formation et des sessions de partage des connaissances, pour les bénéficiaires et les parties prenantes du projet. 
• Compiler les documents de formation, les présentations et les ressources à distribuer aux participants avant et après les événements de formation. 

Documentation et Rapports : 

• Soutenir la documentation des activités du projet, y compris la collecte des leçons apprises, des success stories et des meilleures pratiques pour référence future. 
• Aider à la préparation des rapports donateurs, des mises à jour de progrès et d'autres documents liés au projet selon les besoins. 

Collaboration en Equipe : 

• Collaborer étroitement avec les membres de l'équipe du projet pour assurer la mise en œuvre fluide des activités et une communication efficace entre les différents composants du projet. 
• Contribuer aux réunions d'équipe, aux séances de remue-méninges et aux exercices de planification pour soutenir la réalisation des objectifs du projet. 

Qualifications : 

• Licence dans un domaine pertinent tel que le développement international, sciences économiques, les sciences politiques, l'administration publique ou des disciplines connexes. 
• Une expérience antérieure dans la fourniture d'un soutien administratif dans des projets de développement ou des environnements similaires est souhaitable. Une expérience sur les projet financés par USAID est préférable. 
• Solides compétences organisationnelles avec la capacité de prioriser les tâches et de gérer plusieurs échéances efficacement. 
• Excellentes compétences en communication, à la fois écrites et verbales, avec une maîtrise de l'anglais et de toute langue locale préférée. 
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et expérience des logiciels de gestion de bases de données est un avantage. 
• Capacité démontrée à travailler en collaboration dans un environnement d'équipe multiculturelle et à s'adapter aux priorités et aux exigences changeantes. 
• Engagement envers les principes de transparence, de responsabilité et d'intégrité dans tous les aspects du travail.