Building & Facility Assistant (x/f/m)

Doctolib est à la recherche d'un(e) Building & Facility Assistant pour rejoindre l’équipe Real Estate et gérer ensemble le fonctionnement des installations techniques de nos bureaux avec un seul objectif : Proposer les meilleures conditions de travail possibles aux Doctolibers en respectant 3 règles ; coûts, qualité, délais. 

Tu souhaites faire partie intégrante d’une équipe dont l’objectif est de concevoir les espaces de travail de demain ? Tu es connu(e) pour ton écoute et ta bienveillance ? Tu es rigoureux(se), organisé(e) et dispose de vraies qualités relationnelles ? Ce poste est fait pour toi!

Vos missions 

Vos responsabilités incluent mais ne sont pas limitées à :

• Gérer la relation avec l’ensemble des nos fournisseurs et prestataires externes, sur site.
• Gestion technique des locaux : s’assurer que la maintenance préventive et curative des locaux est réalisée dans les règles de l’art et la réglementation en vigueur.
• Ticketing : Assurer la gestion des tickets des demandes techniques et leur correcte attribution
• Participer et animer les réunions hebdomadaires d’exploitation avec le Building Manager.
• Aider le building manager à mettre en place un outil de supervision de la maintenance préventive et curative du site qui permettra d’anticiper les défauts / pannes.
• Être force de proposition dans la mise en place d’actions qui permettront l’obtention de certifications environnementales sur les locaux loués.
• Faire appliquer les conditions techniques des baux de location conclus entre propriétaires et locataires et celles liées aux règlements intérieurs.
• Faire maintenir en bon état technique l'ensemble des installations des immeubles et d'assurer une vigilance particulière sur la sécurité et la sûreté (périmètre France)
• Veiller à la bonne exécution des différents contrats souscrits auprès des entreprises sous-traitantes dans le cadre de la maintenance générale des bâtiments (périmètre France)
• Veiller à ce que les planning de contrôles réglementaires soient respectés et les réserves levées dans le cas échéant (périmètre France)
• Être Force de proposition sur l’optimisation des processus internes, relatif à la maintenance préventive et corrective des sites.
• Participer au sourcing de nouveaux partenaires et mise en place de contrats cadres.
• Participer aux différentes réunions techniques avec les propriétaires et ses représentants ainsi que celles liées à la gestion courante des immeubles avec le Building manager
• Participer à la construction du budget chaque année ainsi qu’aux exercices de reforecast. 
• Déclarer les sinistres et participer aux réunions d’expertise
• Renseigner / compléter les registres de sécurité en fonction des différents sites loués par Doctolib

Les qualités attendues pour ce poste 

Avant de poursuivre votre lecture, si vous n'avez pas le profil exact décrit ci-dessous, mais que vous pensez que cette description de poste correspond à vos compétences et à vos besoins, nous vous encourageons tout de même à posturler !

Vous pourrez être le prochain membre de notre équipe si vous : 

• Tu as moins de 3 ans d’expérience Gestion technique immobilière (Property Management, Utilisateur, Foncière, Responsable de site Multitechnique)
• Tu une connaissance des différents lots architecturaux immobiliers
• Tu connais les différents acteurs du Facility management et les réglementations afférentes (Annexe 7, KPI…)
• Tu es dynamique, réactif(ve), très polyvalent(e) et toujours de bonne humeur avec le sens des priorités
• Tu as envie de changer le quotidien de ceux qui travaillent à tes côtés
• Tu disposes d’un sens du service hors pair et orienté(e) résultats
• Tu es minutieux(se) et parfaitement organisé(e)
• Tu as un excellent relationnel
• Tu parles idéalement anglais 

Notre offre

• Des BSPCE (stock-options) pour chaque Doctoliber
• Une mutuelle avantageuse prise en charge à 100% par Doctolib
• Des bonus trimestriels ou mensuels (en fonction de votre poste)
• Jusqu’à 14 jours de RTT (hors équipes Customer Care)
• Parental care program (1 mois de congé en plus du congé parental légal et 0,5 jour de congé par enfant à la rentrée scolaire)
• Solidarity Days (2 jours de volontariat par an pour aider des associations oeuvrant dans le domaine de la santé)
• Wellbeing program (offre de santé mentale et de coaching gratuite avec Moka.care)
• Une politique de travail flexible avec un mode hybride et au bureau
• Flexibility days (possibilité de travailler 10 jours par an depuis un autre pays de l’Union Européenne et le Royaume-Uni) 
• Chèque déjeuner avec la carte Swile
• Une subvention du comité d'entreprise pour rembourser une partie de l'adhésion à un club de sport ou autre activité de loisir
• Une subvention pour l’achat d’un vélo
• Remboursement de l’abonnement aux transports en commun ou voiture de société (uniquement pour les équipes Field Sales)
• Aide au déménagement en cas de mobilité internationale
• Bon d'achat Slean pour de l’équipement de bureau

Détails du poste 

• CDI à pourvoir 
• Durée : indéterminée
• Rémunération : fixe + variable trimestriel sur objectifs
• Lieu : 54 Quai Charles Pasqua 92110 Levallois-Perret

Chez Doctolib, nous cherchons à améliorer l'accès aux soins de santé pour tous - indépendamment de vos origines, de votre apparence. Cet état d'esprit se traduit aussi dans notre processus de recrutement : Doctolib est un employeur qui respecte l'égalité des chances. Nous n'acceptons pas seulement la diversité chez Doctolib, nous la respectons et la célébrons !

Plus les idées seront diverses, plus notre produit améliorera réellement les soins de santé pour tous. Vous êtes invité à postuler chez Doctolib ou à recommander quelqu'un que vous connaissez, quel que soit leur sexe, leur religion, leur âge, leur orientation sexuelle, leur origine ethnique, leur handicap ou leur lieu d'origine. Si vous avez un handicap, faites-nous savoir si nous pouvons faciliter le processus d'entretien pour vous ! 

L’ensemble des informations transmises via ce formulaire est traité par Doctolib à des fins de gestion des candidatures. Pour plus d’informations concernant la façon dont Doctolib traite les données liées à votre candidature, cliquez ici.

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